Bilag 10: Personligt forskud, forskudskasser og Mobilepay

1. Personligt forskud

1.1. Etablering

Etablering af et personligt forskud kan kun ske efter aftale med Økonomi- og IT-staben.

Det personlige forskud er alene beregnet til at skulle afholde mindre og hastende udbeta-linger. Alle øvrige betalinger samt afregning af det personlige forskud skal foregå via kommunens økonomisystem.

Størrelsen af det personlige forskud aftales i hvert enkelt tilfælde med Regnskab- og Råd-givningscentret.

Forskuddet udbetales som et personligt forskud til medarbejderen/lederen af institutionen. Senest ved medarbejderens/leders ophør af ansættelsesforholdet skal det fulde forskuds-beløb tilbagebetales Silkeborg Kommune.

I Økonomi- og IT-staben forefindes oversigt over de udbetalte forskudsbeløb. Der arbejdes hen imod at minimere personlige forskud.

1.2. Ansvar

Medarbejderen er ansvarlig for, at der sker afregning med Silkeborg Kommune af udgifter afholdt af forskudsbeløbet.

2. Forskudskasser

2.1. Etablering

En forskudskasse er en del af Silkeborg Kommunes likvide beholdning, og er beregnet for områder/institutioner, der har behov for en kasse i forbindelse med køb og salg af varer.

Hvor forholdene gør det nødvendigt, kan der med Økonomi- og IT-staben godkendelse op-rettes en forskudskasse. Forskudskassen kan etableres som et kasseapparat eller en pen-gekasse. Der arbejdes hen i mod at minimere forskudskasser.

Inden oprettelse, skal der for den pågældende kasse udfærdiges en forretningsgangsbe-skrivelse, der beskriver de daglige retningslinjer, herunder kassens områdedækning, af-regning med Silkeborg Kommune, kassekontrol m.v.

Forretningsgangsbeskrivelsen udarbejdes i samarbejde mellem den pågældende afde-ling/institution og Økonomi- og IT-staben.

Hvor det kan lade sig gøre, skal der være funktionsmæssig adskillelse mellem den, der tæl-ler kassen op, og den der bogfører.

Økonomi- og IT-staben underretter kommunens revision om oprettelse af forskudskasser og de samtidig fastsatte forretningsgangsbeskrivelser.

Fortegnelse over godkendte forskudskasser forefindes i Økonomi- og IT-staben.

2.2. Ansvar

Når en forskudskasse er oprettet, er det lederen af den pågældende afdeling/institution, der er ansvarlig for forskudskassen og administrationen heraf.

Ved nedlæggelse af en forskudskasse, er det lederen af den pågældende afde-ling/institutions ansvar at informere Økonomi- og IT-staben herom.

3. Mobilepay

Brug af MobilePay sker efter aftale med Økonomi- og IT-staben.

MobilePay udgør en del af de eksterne kassers indtægter, og er dermed en del af Silkeborg Kommunes likvide beholdning.

Økonomi- og IT-staben opretter, bogfører og afstemmer vores MobilePay-konti.

I Økonomi- og IT-staben findes en oversigt over salgssteder, hvor MobilePay bliver brugt.

Alle MobilePay posteringerne findes på en fælles konto i pengeinstituttet.

Det er Økonomi- og IT-stabens ansvar at oprette, afmelde, bogføre og afstemme Mobile-Pay- konti.

Hvis et salgssted ikke ønsker at modtage MobilePay mere, er det medarbejderens/lederens ansvar at meddele det til Økonomi- og IT-staben.

Økonomi- og IT-staben er ansvarlig for reglernes overholdelse og for ajourføring af bilaget.