Bilag 11: Betalingskort

Betalingskort

Der er mulighed for oprettelse af betalingskort til tjenstlig brug til ansatte i Silkeborg Kommune, hvis institutionens leder vurderer, at der er behov for det.

Kortet bestilles med et kreditmaksimum som aftales individuelt, og kan benyttes i både ind- og udland.

Følgende regler skal overholdes:

• Der må ikke hæves på kortet til privat brug
• Kortet må kun anvendes i kommunens tjeneste
• Kortindehaver er ansvarlig for betaling af de månedlige opkrævninger fra kortudsteder
• Kortindehaver er ansvarlig for udkontering af forbruget på de relevante udgiftsområder
• De månedlige opkrævninger fra kortudsteder skal godkendes af en anden person (end kortindehaver) med ledelsesansvar inden for det pågældende område. Denne godkendelse skal til enhver tid og på forlangende kunne dokumenteres.

Ved misligholdelse vil kortet blive inddraget.

Fortegnelse over eksisterende betalingskort findes i kommunens dokumenthåndteringssystem og ajourføres af Økonomi- og IT-staben.

Ved fratrædelse eller ændring i ansvarsområder, som gør at en ejer af et betalingskort ikke længere har behov for kortet, skal dette afleveres til Økonomi- og IT-staben, som lukker kortet.

Silkeborg Kommune har pr. 01.07.2020 indført selvadministration af betalingskort. Selvadministrationen medfører en række administrative fordele, herunder forenklede og smidigere arbejdsprocesser.

Indførelsen af selvadministration indebærer også, at der ikke længere skal to tegningsberettiges godkendelse til oprettelsen af nye betalingskort. I stedet er indført følgende kontroller i Økonomi- og IT-staben:

• Silkeborg Kommunes sektionsleder for Koncernøkonomi skal skriftligt godkende alle ansøgninger om betalingskort inden oprettelse
• Ansøgninger om betalingskort skal være ledsaget af nærmeste leders godkendelse af oprettelsen. I forlængelse heraf skal formålet med kortets oprettelse oplyses
• Èn gang årligt skriver Koncernøkonomi til kortholderne og spørger til fortsat aktualitet. Ikke nødvendige betalingskort lukkes
• Løbende opfølgning af korrekt dokumentation for brug af betalingskort.

Ajourføring og ikrafttrædelse

Regelsættet ajourføres af Økonomi- og IT-staben.