Bilag 13: Afstemning af mellemregnings- og restancekonti

Ansvar

Afdelings-/stabscheferne er ansvarlige for, at afstemningerne udføres.

Der skal løbende føres kontrol med korrekt og rettidig afvikling af registrerede gældsforpligtelser og tilgodehavender samt føres kontrol med, at de finansielle aktiver og passiver har en rimelig størrelse.

Retningslinjer for afstemning

Afdelings-/stabscheferne udpeger afstemningsansvarlige til afstemning og kontrol med statuskonti inden for deres respektive områder.

Økonomi- og IT-staben har i samarbejde med afdelings- og stabscheferne ansvaret for, at der til samtlige statuskonti er tilknyttet afstemningsansvarlige.

Afdelings-/stabscheferne har ansvaret for, at der til samtlige statuskonti udarbejdes en afstemningsvejledning/-forside, der oplyser nærmere om den afstemningsansvarlige, afstemningsinterval samt kontoens formål.

Afstemningerne skal foretages løbende og minimum én gang årligt i forbindelse med regnskabsafslutningen. Intervallet for de løbende afstemninger fastsættes som udgangspunkt af afdelings- og stabscheferne med baggrund i afdelingernes behov. Intervallet fastsættes således det afspejler områdets aktivitetsniveau – jo større aktivitet/flere transaktioner, jo oftere skal der ske afstemning. Økonomi- og IT-staben kan dog fastsætte, at afdelings- og stabschefernes vurdering fraviges, og afstemninger foretages hyppigere, når særlige hensyn taler for dette.

Afstemningerne opbevares digitalt i Økonomi- og IT-staben, så de dokumenterede afstemninger er let tilgængelige for både intern og ekstern revision.

Afstemningerne og specifikationerne hertil skal opbevares, indtil revisionen af de pågældende regnskabsår er afsluttet.

Kontrol af retningslinjernes overholdelse

I forbindelse med regnskabsafslutningen udsender Økonomi- og IT-staben til de enkelte afdelings-/stabschefer en oversigt over statuskonti påført de afstemningsansvarlige.

Af tidsplanen for regnskabsaflæggelsen fremgår, hvornår sidste frist for afstemning af statuskonti ultimo regnskabsåret skal være foretaget.

Afdelings-/stabscheferne skal give Økonomi- og IT-staben en tilbagemelding, når alle statuskonti er afstemt ultimo regnskabsåret.

Af hensyn til en korrekt regnskabsaflæggelse er det vigtigt, at ALLE statuskonti er afstemt og kontrolleret ultimo regnskabsåret.

Afstemningsmetode

Afstemningen skal foregå ved:

• At der foretages en afstemning til et grundlæggende basismateriale, såsom kontoudtog eller kontrollister fra et modersystem, eller
• At specificere de registreringer, der danner saldoen.

Ansvar

De enkelte driftsafdelinger og stabe er ansvarlige for at egne afstemninger gennemføres.

Økonomi- og IT-staben er ansvarlig for ajourføring af bilaget.