Bilag 21: Procedure for bruger- og rettighedsstyring i kommunens økonomisystem

Pr. 1. september 2023 gælder følgende retningslinjer for bruger- og rettighedsstyring i kommunens økonomisystem (Prisme365):

Alle nyoprettelser af brugere i økonomisystemet kræver godkendelse fra nærmeste leder, herunder godkendelse af, hvilken sikkerhedsrolle medarbejderen skal tildeles, og hvilke områder indenfor kontoplanen medarbejderen skal have adgang til.

• Dokumentationen/ledergodkendelsen gemmes på den pågældende bruger i økonomisystemet.
• Der kræves ikke fornyet godkendelse/dokumentation, hvis medarbejderen efterfølgende skal have rettigheder til et bredere afsnit af kontoplanen indenfor driftsafdelingens/stabens eget område/bevillinger.
• Hvis en medarbejder senere skal have adgang til kontoplanafsnit indenfor andre driftsafdelingers/stabes ansvarsområder/bevillinger, kræver det godkendelse fra lederen på det pågældende område.
• Enkelte medarbejdere (bl.a. medarbejdere i Forsikringsteamet) skal have adgang til at bogføre på tværs af organisationen. Adgangen dertil godkendes af Lederen af Driftsøkonomi.
• Brugeroprettelser fra før 1. september 2023, herunder sikkerhedsroller og adgangsområder er godkendt af nærmeste leder i august/september 2023. Dokumentation kan findes i Silkeborg Kommunes interne journaliseringssystem Acadre under sagsnummer 23/19940.

En gang årligt (3. kvartal) fremsendes en liste til nærmeste leder over, hvilke brugere, der har adgang til kommunens økonomisystem, hvilke sikkerhedsroller de har, og hvilke kontoplanafsnit, de har adgang til. Lederne skal bekræfte rigtigheden af oplysningerne, alternativt angive ændringer hertil. Herefter tilpasser Driftsøkonomi rettighederne.

• For 2023 er dette gennemført i august/september 2023.