Budgetansvar

Jf. kommunens styrelsesvedtægt har fagudvalgene det overordnede ansvar for, at en bevilling til et fagområde ikke overskrides, og at den anvendes til det formål, den er bevilget til. Det er derfor fagudvalgenes ansvar at iværksætte aktiviteter eller initiativer, der kan nedbringe udgifterne, såfremt der konstateres økonomisk ubalance på et område.

For at understøtte fagudvalgenes ansvar, sikre at kommunens økonomi forvaltes korrekt og at midler anvendes i overensstemmelse med de politiske beslutninger, udpeges ledere i kommunen som budgetansvarlige.

I henhold til kommunens styrelsesvedtægt drager Borgmesteren omsorg for, at ingen udgift afholdes eller indtægt oppebæres uden fornøden bevilling, og at udgifter og indtægter bogføres i overensstemmelse med de regler, der er fastsat af Indenrigsministeriet og Byrådet.

Under henvisning hertil, bemyndiger borgmesteren kommunens afdelings- og stabschefer til at være budgetansvarlige indenfor et nærmere fastsat område. Afdelings- og stabscheferne kan herefter delegere budgetansvaret nedad i organisationen, men vil fortsat have et overordnet budgetansvar for økonomien på deres område.

Budgetansvaret kan delegeres helt eller delvist fra overordnede ledere (fx afdelingschefer, stabschefer eller sektionsledere) til underordnede ledere (fx sektions-, team- eller institutionsledere). Uanset om budgetansvaret er delegeret, har de overordnede chefer og ledere fortsat det overordnede budgetansvar for deres område og skal sikre sig, at de underordnede ledere lever op til deres ansvar som budgetansvarlige. Budgetansvar kan ikke delegeres til en medarbejder uden ledelsesansvar.

Uanset hvilket niveau, man er budgetansvarlig på, påtager man sig ansvaret for:

• At der foreligger retvisende budgetforudsætninger for budgettet på det område, man er budgetansvarlig for.
• At der ligger en politisk godkendt bevilling til grund for alle udgifter og indtægter jf. afsnit 3 om Bevillingsregler.
  Læs bevillingsregler
• At følge økonomien, man er budgetansvarlig for, og sikre budgetoverholdelse, dvs. at forbruget ikke overstiger det korrigerede budget. Dog har nogle af de institutioner, der er omfattet af reglerne om økonomisk decentralisering, lov til at afvige fra det korrigerede budget indenfor nærmere fastsatte regler jf. afsnit 6 om økonomisk decentralisering.
  Læs mere om økonomisk decentralisering
  
• At foretage omdisponeringer såfremt der konstateres ubalance i økonomien på det område, den pågældende leder er budgetansvarlig for. Desuden har den budgetansvarlige pligt til at gøre overordnede ledere opmærksom på ubalancen samt begrundelser herfor. Såfremt ubalancen er af en vis væsentlighed, anbefales det, at der foreligger skriftlig dokumentation for, at den overordnede leder er gjort opmærksom på ubalancen.
• At anvendelsen af midler har hjemmel i en gyldig beslutning. Det vil sige, at midlerne anvendes til formål, der ligger indenfor Byrådets overordnede målsætninger og i øvrigt overholder de regler og mål, der gælder for det pågældende område.

Den leder, der er sidste led i delegationen af budgetansvar, defineres til at have det primære budgetansvar. Fastsættelsen af, hvem der har det primære budgetansvar og hvilken del af kommunens økonomi, den pågældende har ansvar for, sker ved godkendelse fra afdelings- eller stabschefen på det pågældende område. Det er afdelings- eller stabschefens ansvar løbende at orientere Økonomi- og IT-staben om, hvis der kommer nye primære budgetansvarlige på chefens område. Økonomi- og IT-staben rundsender årligt oversigt over budgetansvarlige på det laveste niveau til afdelings- og stabschefer.

Som budgetansvarlig på det laveste niveau har man, udover de generelle forpligtelser beskrevet ovenfor, ansvar for:

• At følge økonomien på det område, man er budgetansvarlig for ved at foretage løbende økonomiopfølgninger.
  Læs mere om budgetopfølgning og løbende økonomiopfølgning
• At konteringsreglerne på det område, men er ansvarlig for, er overholdt jf. Indenrigsministeriets konteringsvejledning i Budget- og regnskabssystem for kommuner.
• At gennemføre ledelsestilsyn indenfor det område, man som leder har budgetansvar for. Ledelsestilsynet udføres i henhold til beskrivelsen i Budgetopfølgning og løbende økonomiopfølgning og bilag 5.
  Læs mere om budgetopfølgning og løbende økonomiopfølgning
  Læs Bilag 5: Budgetopfølgning og løbende økonomiopfølgning
  
• At sikre, at der er udført stikprøvekontrol af, at indbetalinger og udbetalinger er i orden (bilagskontrol). Kontrol med ind- og udbetalinger (bilagskontrol) udføres i henhold til beskrivelsen i Budgetopfølgning og løbende økonomiopfølgning og bilag 5.
  Læs mere om budgetopfølgning og løbende økonomiopfølgning
  Læs Bilag 5: Budgetopfølgning og løbende økonomiopfølgning