Løbende bogføring

Ifølge Kommunestyrelsesloven §43 skal bogføring i en kommune give en oversigt over, hvorledes kommunens midler er forvaltet, og om forvaltningen er i overensstemmelse med årsbudgettet og kommunalbestyrelsens øvrige beslutninger.

Læs Kommunestyrelsesloven

Bogføring defineres i denne forbindelse som en registrering i kommunens økonomisystem af alle kommunens løbende udgifter og indtægter samt statusposteringer. Statusposteringer er udtryk for bogføringer på balancen. Balancen består af materielle og immaterielle aktiver samt finansielle aktiver og passiver. Bogføringer på balancen påvirker ikke hverken drift eller anlæg. Registreringen omfatter primært eksterne transaktioner, altså transaktioner, der opstår mellem kommunen og omverdenen. Der foretages dog også registrering af interne afregninger mellem forskellige omkostningssteder og funktioner mv.

Kommunens bogføring skal foretages i overensstemmelse med god bogføringsskik, så kommunens økonomisystem altid indeholder et retvisende og ajourført billede af kommunens afholdte udgifter og modtagne indtægter og dermed danne grundlag for både effektive budgetopfølgninger og overholdelse af betalingsfrister. Med andre ord må en kommune ikke afholde en udgift eller modtage en indtægt uden, at det bogføres i kommunens økonomisystem. Det er en forudsætning for god bogføringsskik, at reglerne i Det kommunale budget- og regnskabssystem og øvrige relevante forskrifter er fulgt.

Kommunens økonomisystem indeholder en kontoplan, som samler alle registrerede indtægter og udgifter. Kontoplanen lever op til reglerne om konteringspraksis i Indenrigsministeriets autoriserede Budget- og Regnskabssystem.

Det er Økonomi- og IT-stabens ansvar - i tæt samarbejde med driftsafdelingernes økonomifunktioner, at sikre, at driftsenhederne ved bogføring af løbende og afsluttende posteringer, kan opfylde de krav, der gælder for kommunen eller som kommunen selv har vedtaget.

Alle posteringer føres på grundlag af elektroniske bilag, og foretages løbende af de enkelte driftsenheder. Kontoplanen tager højde for momsregler, så alle løbende bogføringer som hovedregel kan udsøges ekskl. moms.

Læs mere om moms

Kommunens budgetansvarlige på det laveste niveau udpeger de medarbejdere, der på den budgetansvarliges område må kontere både udgifter og indtægter. Godkendelse og kontrol af konteringer, bogføringer og udbetalinger er en integreret del af det månedlige ledelsestilsyn. Se særskilt afsnit 8 vedrørende budgetopfølgninger og bilag 7 om kontering og bilagsgange.

Læs mere om budgetopfølgning

Læs Bilag 7: Kontering og bilagshåndtering

Indtægter og udgifter henhører til det år, hvori henholdsvis levering foregår eller arbejdet udføres – altså på transaktionstidspunktet.

Det er driftsafdelingernes ansvar, at der er særlig opmærksomhed på korrekt periodisering af både indtægter og udgifter i forbindelse med årsskiftet.

Hvis kommunen fører regnskab eller udfører andre opgaver af regnskabsmæssig art for eksterne parter (f.eks. selvejende institutioner eller fælleskommunale selskaber), skal der være en skriftlig aftale mellem de to parter. Aftalen beskriver gensidige forpligtelser og ansvar. En sådan aftale indeholder f.eks. stillingtagen til, om kommunens økonomisystem kan anvendes til løbende bogføring.