Bilag 12: Indregning og måling af materielle og immaterielle anlægsaktiver samt omsætningsaktiver

1. Formål

Silkeborg Kommunes regnskab aflægges i henhold til gældende lovgivning og efter de retningslinjer, der er fastlagt af Indenrigsministeriet i Budget- og regnskabssystem for kommuner.

Nedenstående regnskabspraksis retter sig mod omkostningsregnskabet indeholdende en beskrivelse af de trufne valg af regnskabsprincipper, liggende inden for budget- og regnskabssystemets muligheder.

2. Typer af aktiver, der skal aktiveres

Der kan overordnet skelnes mellem to typer af aktiver:

• Anlægsaktiver
• Omsætningsaktiver

Anlægsaktiver kan yderligere opdeles i materielle og immaterielle aktiver.

Materielle aktiver defineres som et anlægsaktiv med fysisk substans til vedvarende eje eller brug, f.eks. ejendomme, maskiner, transportmidler og inventar.

Immaterielle aktiver defineres som identificerbare ikke-finansielle aktiver uden fysisk substans til vedvarende eje eller brug, f.eks. investeringer i systemudvikling.

Omsætningsaktiver omfatter grunde og bygninger bestemt til videresalg samt varebeholdninger.

3. Hvornår skal aktiver aktiveres og værdiansættes?

Hovedreglen er, at materielle aktiver skal registreres og værdiansættes i kommunens anlægskartotek, når følgende kriterier opfyldes:

• Aktivet forventes at have en brugstid på mere end 1 år
• Aktivets værdi kan måles pålideligt
• Aktivet har en værdi svarende til eller over en bagatelgrænse på 100.000 kr.

Følgende aktiver optages ikke i anlægskartoteket:

• Ikke-operative aktiver (f.eks. arealer anskaffet til rekreative formål, parker, skove o.l.).
• Infrastrukturelle aktiver, bl.a. veje.

4. Regler for registrering af forskellige aktiver

Det kan i flere tilfælde være vanskeligt at afgøre, hvad der udgør et separat aktiv, da flere aktiver kan optræde sammen.

Omkring indregning af materielle anlægsaktiver kan følgende fremhæves:

• Grunde og bygninger registreres hver for sig. Bygninger har en begrænset levetid, som der afskrives på, hvorimod grunden – som hovedregel – må forventes at have en ubegrænset levetid, og værdien heraf ikke skal afskrives.
• Til en bygning henregnes udgifter og installationer, som er nødvendige for bygningens funktionalitet. Bygningen og dens installationer skal registreres som separate aktiver, såfremt de forventede levetider skønnes forskellige.
• Aktiver med en kostpris under 100.000 kr. pr. enkeltanskaffelse optages som hovedregel ikke i anlægskartoteket, men udgiftsføres alene som en driftsudgift i anskaffelsesåret.
• Materielle anlægsaktiver under udførelse måles til akkumulerede betalinger indtil aktivet er færdigt og kan overflyttes til de kategorier aktivet vedrører.

5. Værdifastsættelse af materielle anlægsaktiver

Materielle anlægsaktiver skal værdiansættes til kostprisen, det vil sige købsprisen ekskl. moms tillagt omkostninger, der er direkte forbundet med ibrugtagningen af aktivet.

Efterfølgende udgifter, der relaterer sig til et givent aktiv, tillægges aktivet, såfremt det medfører en forbedring. Dette kan f.eks. være tilfældet, hvis levetiden forlænges eller kapaciteten/kvaliteten af output forøges ud over det oprindeligt antagne.

Vedligeholdelse, der alene sikrer, at aktivet fastholder den antagne levetid og kapacitet, skal ikke aktiveres, men udgiftsføres i det relevante regnskabsår.

6. Afskrivning af materielle anlægsaktiver

Afskrivningsgrundlaget fastsættes ved indregningstidspunktet som kostprisen. En evt. scrapværdi fratrækkes kostprisen og indgår dermed ikke i afskrivningsgrundlaget.

Materielle anlægsaktiver afskrives lineært over den forventede brugstid. Hermed synliggøres omkostningerne forbundet med brugen af kommunens aktiver.

Afskrivningerne påbegyndes i det år, hvor aktivet ibrugtages.

7. Immaterielle anlægsaktiver

Der gælder samme retningslinjer som for indregning, måling og afskrivning af materielle anlægsaktiver.

8. Værdifastsættelse af omsætningsaktiver

Bygninger og grunde til videresalg værdiansættes til kostprisen, tillagt eventuelle forarbejdningsomkostninger. Det kan evt. dreje sig om omkostninger til byggemodning af jord og grunde.

Vedrørende grunde i udstykningsområder, optages disse som hele udstykninger og ikke i enkelte matrikler. Kostprisen beregnes ud fra udstykningsregnskaber med en fordeling ud fra kommunens beholdning af areal pr. 31.12.

Kostprisen indeholder udgifter, som kan henføres til grunden indtil den sættes til salg. Udgifter afholdt til infrastruktur samt efterfølgende udgifter til retablering, grønne områder m.m. medtages ikke. Udstykningsregnskabets resultat reguleres hvert år.

Varebeholdninger indregnes, såfremt værdien overstiger 1 mio.kr., og der foretages årlige reguleringer.

Varebeholdninger under 100.000 kr. indregnes ikke.

9. Afskrivning af omsætningsaktiver

Værdien af omsætningsaktiver afskrives ikke, da omsætningsaktiver ikke er bestemt til fortsat brug, men til frasalg.

10. Efterfølgende værdi i anlægskartotek (op- og nedskrivninger af aktiver)

Efter at aktivet er optaget i kommunens anlægskartotek, skal det fremgå af anlægskartoteket til kostprisen, fratrukket akkumulerede afskrivninger og eventuelle ned-/opskrivninger.

Nedskrivninger af et aktiv til en lavere værdi skal ske, hvis det kan konstateres, at værdien er uforudset forringet betydeligt i forhold til den værdi, det er optaget til i anlægskartoteket og værdifaldet ikke anses som midlertidigt. Nedskrivninger skal ske med forsigtighed, og der må derfor kun nedskrives i de tilfælde, hvor aktivets værdi forringes betydeligt på grundlag af en faktisk hændelse f.eks. beskadigelser som følge af brand, forurening eller ny lovgivning, der gør aktivet utidssvarende. Aktiver må ikke nedskrives som følge af en generel prisudvikling. Afskrivningsgrundlaget reduceres tilsvarende ved en nedskrivning.

Opskrivning af aktivers værdier skal ske med forsigtighed. Opskrivninger skal ligeledes ske på baggrund af faktiske hændelser, der resulterer i en varig forøgelse af aktivets værdi.

Der bør udvises større forsigtighed i forhold til opskrivninger end i forhold til nedskrivninger.

Det er ikke tilladt at foretage opskrivning på immaterielle anlægsaktiver, da der er stor usikkerhed forbundet med denne type at aktiver.

11. Anlægskartoteket

Registrering af kommunens fysiske aktiver sker i et særskilt anlægskartotek, indeholdende forskellige oplysninger om det enkelte aktiv.

For sikring af anlægskartotekets fuldstændighed:

• Gennemgås registreringer i udgiftsregnskabet (drifts- og anlægsposteringer) med henblik på aktivering.
• Gennemgås beslutningsprotokoller fra Økonomi- og Erhvervsudvalget og Byrådets møder.
• Der foretages stikprøvekontroller imellem anlægskartoteket og ejendomsstam-registret (ESR og OIS)
• Der udveksles oplysninger med andre afdelinger/stabe til fælles gavn. Eksempelvis sammenholdes oversigter over forsikrede aktiver med registreringer i anlægskartoteket.

Oplysninger fra anlægskartoteket overføres til en samlet statusbalance, der indeholder såvel oplysninger om de finansielle aktivers værdi som oplysninger om de materielle aktivers værdi. Dermed kan der dannes en statusbalance, som indeholder alle kommunens aktiver.

12. Kategorisering af anlægsaktiver

Indenrigsministeriet har fastsat formkrav til den overordnede kategorisering af aktiverne i anlægskartoteket:

12.1 Anlægskartotekets grundstruktur

Kategoriseringen af kommunens materielle aktiver i anlægskartoteket skal som minimum følge nedenstående kategorisering:

Materielle anlægsaktiver:

000    Grunde

001    Bygninger

002    Tekniske anlæg, maskiner, større specialudstyr og transportmidler

003    Inventar – herunder computere og andet IT-udstyr

004    Materielle anlægsaktiver under udførelse og forudbetalinger for materielle anlægsaktiver

Immaterielle anlægsaktiver:

005    Udgifter til udviklingsprojekter og andre erhvervede immaterielle anlægsaktiver

Omsætningsaktiver:

006    Varebeholdninger/-lagre

007    Grunde og bygninger bestemt til videresalg

12.2 Anlægskartotekets cifferstreng

Aktiverne registreres i anlægskartoteket ved anvendelse af en kontostreng, som bl.a. indeholder en henføring til funktionsniveau i den autoriserede kontoplan.

12.3 Oplysninger i anlægskartoteket

I anlægskartoteket skal anføres forskellige oplysninger om det enkelte aktiv. Det drejer sig om følgende værdier:

• Kostpris
• Årets afskrivninger
• Akkumulerede afskrivninger
• Årets nedskrivninger
• Akkumulerede nedskrivninger
• Årets opskrivninger
• Akkumulerede opskrivninger
• Den bogførte værdi

Det er desuden muligt i et notefelt at angive yderligere dokumentation for aktivet.

13. Særligt om leasede aktiver

Finansielt leasede aktiver indregnes, registreres og afskrives på tilsvarende vis som aktiver, der ejes af kommunen.

Ved et finansielt leaset aktiv forstås et aktiv, som kommunen leaser, og hvor alle væsentlige risici og rettigheder ved besiddelsen overføres til kommunen, selv om ejerforholdet ikke formelt overdrages til kommunen.

En tommelfingerregel for, hvornår et leasingarrangement er finansielt er, at ejendomsretten til aktivet overføres til kommunen på udløbstidspunktet for leasingaftalen og/eller kommunen har en attraktiv købsoption til aktivet ved leasingperiodens udløb.

Om et leasingarrangement er finansielt eller operationelt vurderes i den konkrete situation.

Såfremt kriterierne for finansiel leasing ikke opfyldes, skal aktivet ikke medtages i anlægskartoteket og balancen, idet leasingarrangementet i stedet vil svare til en traditionel lejeaftale.

14. Afskrivningernes størrelse

Der foretages lineære afskrivninger baseret på følgende vejledende levetider. Hvor de vejledende levetider ligger inden for et interval, har Silkeborg Kommune valgt at afskrive over den maksimale levetid. Levetiderne kan fraviges på baggrund af konkrete vurderinger.

15. Ansvar

Økonomi- og IT-staben har ansvaret for vedligeholdelsen af/indberetninger til anlægskartoteket.

Ligeledes har Økonomi- og IT-staben ansvaret for, at ovenstående regler overholdes og ajourføres i overensstemmelse med Indenrigsministeriets regelsæt.