Bilag 15: Opbevaring, registrering og administration af værdier tilhørende andre

De enkelte afdelinger/institutioner skal med udgangspunkt i disse regler fastsætte/beskrive de administrative forretningsgange.

Hovedregel

At medarbejderne involveres i borgerens/beboerens økonomi så lidt som muligt, og kun når vedkommende eller dennes pårørende ikke kan påtage sig opgaven.

Formål

• At sikre en effektiv, sikker og forsvarlig behandling af økonomiske midler tilhørende andre
• At sikre tydelige rammer for de ansatte i Silkeborg Kommune for beskyttelse mod uberettiget mistanke
• At sikre klare og gennemskuelige økonomiske bevægelser for beskyttelse af såvel borgere som medarbejdere.

Ansvar

Opbevaring og registrering sker på lederens ansvar.

Generelt

Afdelings-/institutionslederen kan på begæring af en borger/beboer/pårørende modtage værdier til opbevaring herunder administration af samme.

Afdelingen/institutionen skal registrere og på betryggende vis opbevare værdier som afleveres til opbevaring.

Reglerne for opbevaring og administration af værdier udleveres til borgeren/beboeren samt til de pårørende.

Borgere

Hvis en afdeling påtager sig administrationen af en borgers midler, oprettes en bankkonto i kommunens navn, hvor alle indtægter tilgår og udgifter afholdes, herunder overførsler til borgerens NemKonto.

Alle bevægelser registreres i kommunens regnskab på en mellemregningskonto med registrantbogføring.

Ved dødsfald udfærdiges opgørelse til skifteretten som kvittering for modtagelsen af de opgjorte midler.

Beboere på institutioner og plejecentre

Ved opbevaring forstås opbevaring uden for brugerens eget hjem og overdragelse af ansvaret for opbevaring og administration af beboernes midler.

Opbevaring skal i videst muligt omfang finde sted i form af konti i pengeinstitutter, så opbevaring af kontante beløb holdes på et minimum.

Der må kun opbevares kontante midler i et omfang, der er absolut nødvendig af hensyn til beboerens daglige fornødenheder.

Alle ind- og udleveringer af værdier, herunder bankbøger, hævekort m.v., skal registreres på regnskabsark/depositakort eller IT-system, og kvittering med 2 underskrifter udleveres.

Registrering af kontante midler finder sted i IT-system/på regnskabsark/depositakort. Alle ind- og udbetalinger skal involvere 2 personer - beboeren og én medarbejder eller 2 medarbejdere i fællesskab.

Ved indgåelse af aftale om hjælp til at hæve kontanter skal beboeren eller dennes værge underskrive en fuldmagt, hver gang der ønskes hævet på kontoen. Hævningen skal ske ved kassefunktion ved fremvisning af fuldmagten og personale ID, og der må max. hæves 2.000 kr.

Beboeren må aldrig overdrage pinkode til personalet.

Indestående på bankkonto bør højst være på 25.000 kr.

Til brug for denne kontrol benyttes kvittering fra banken, som bør indeholde saldo.

Beløbet, der hæves, er til personlige fornødenheder/husholdning. Andre udgifter afholdes via banken/betalingsservice.

I forbindelse med fraflytning skal beboeren/pårørende, eller ved død skifteretten, kvittere for modtagelsen af de opgjorte midler.

Tilsyn

Den respektive driftsafdeling fører tilsyn med at ovennævnte regler overholdes.

Driftsafdelingen samt kommunens revision har til enhver tid adgang til at foretage uanmeldt eftersyn.

Ansvar for ajourføring af bilaget

Økonomi- og IT-staben er ansvarlig for ajourføring af bilaget.