Bilag 19: RPA (Robot Proces Automation)

Formålet med RPA er at digitalisere og automatisere udvalgte arbejdsgange for at øge effektiviteten, reducere manuelle fejl og frigøre ressourcer til opgaver med højere faglig værdi.

Alle RPA-processer udføres af en dedikeret RPA-bruger (én entydig bruger/robot pr. afdeling eller stab) i kommunens systemer. Dette sikrer, at posteringer og revisionsspor kan dokumenteres og efterprøves. IT-centret opretholder til enhver tid en samlet oversigt over alle aktive RPA-processer.

Krav til kontrol og risikovurdering

Forud for implementering af en RPA-proces er det procesejerens ansvar at udarbejde en risikovurdering, som identificerer potentielle svagheder og behov for supplerende kontroller. RPA-teamet udarbejder ikke risikovurderinger og dokumentation for de manuelle processer, men orienterer procesejerne om dette ansvar.

Hvor der er risiko for fejl eller svig, skal procesejeren etablere passende kontrolforanstaltninger, eksempelvis stikprøver. Procesejeren skal på anmodning kunne dokumentere risikovurdering og kontroltiltag over for kommunens revision.

Automatisering af pengestrømme

Hvis en RPA-proces omfatter automatisering af pengestrømme, skal RPA teamet informere Koncernøkonomi i Økonomi- og IT-staben inden ibrugtagning. Ved væsentlige ændringer i eksisterende processer med automatiserede pengestrømme skal RPA-teamet ligeledes inddrage Koncernøkonomi. Dette sikrer, at økonomiske risici håndteres i overensstemmelse med kommunens styringsprincipper.

Sikkerhed og adgangsrettigheder

Det er under ingen omstændigheder tilladt at tildele RPA-processer rettigheder til at ændre betalingsoplysninger på elektroniske fakturaer eller til at foretage manuelle udbetalinger til andre konti end NemKonto. Disse begrænsninger er afgørende for at opretholde en høj grad af sikkerhed og forebygge misbrug.

Versionsstyring og logning

Alle RPA-processer er underlagt versionsstyring, hvilket sikrer, at ændringer i processerne dokumenteres og kan spores over tid. Dette giver mulighed for at identificere, hvornår og hvorfor en ændring er foretaget, samt hvem der har godkendt den. Derudover logges alle RPA-processers aktiviteter systematisk, så der til enhver tid kan leveres detaljeret dokumentation til interne og eksterne revisionsformål, hvis behovet opstår. Logningen omfatter blandt andet udførte handlinger, tidsstempler og eventuelle fejlmeddelelser, hvilket understøtter transparens og compliance i kommunens automatiseringsarbejde.