Bilag 19: RPA (Robot Proces Automation)

Indførelsen af RPA betyder, at en række arbejdsgange digitaliseres og automatiseres. For hver proces udarbejdes et projektomslag, der bl.a. vurderer det samlede tidsforbrug for automatiseringen og de efterfølgende kontrolforanstaltninger. Hvis projektet godkendes til RPA, mindsker automatiseringen fremadrettet behovet for arbejdskraft og styrker kvaliteten i sagsbehandlingen.

Grundet automatiseringen kan der i visse sammenhænge opstå behov for kontroller, fx hvor der sker en automatisering af pengestrømme. Det er et krav, at RPA-processerne udføres af en unik RPA-bruger (én bruger/robot for hver afdeling/stab) i kommunens økonomisystem, således at posteringer og revisionsspor kan afrapporteres og efterprøves.

Skabelon til risikovurdering ved automatiserede pengestrømme

Der er yderligere krav om, at der i alle RPA-processer foretages en risikovurdering af den automatiserede arbejdsgang, og at der, hvor der kan opstå risiko for svig, indføres alternative kontroller, fx i form af stikprøver. Risikovurderingen er en integreret del af RPA-processens projektomslag. Projektejer skal kunne fremvise risikovurderingen og evt. kontrolforanstaltninger for kommunens revision på foranledning.

I forbindelse med indførelsen af en RPA-proces må der aldrig gives rettigheder til at ændre betalingsoplysninger på en elektronisk faktura eller rettigheder til at lave manuelle udbetalinger til et andet bankkontonummer end NemKonto.

IT-centret har til enhver tid en samlet oversigt over RPA-processer. Der hvor RPA-processerne påvirker pengestrømme, skal hver afdelings/stabs entydige RPA-bruger (robot) i kommunens økonomisystem ligeledes fremgå af oversigten.

Hvis en RPA-proces medfører automatisering af pengestrømme skal Regnskabscentret i Økonomi- og IT-staben informeres inden RPA-processen tages endeligt i brug. Sker der betragtelige ændringer i en eksisterende RPA-proces med automatiserede pengestrømme, skal Regnskabscentret i Økonomi- og IT-staben ligeledes involveres.