Bevillingsregler og tillægsbevillinger

Som det fremgår af ”Lov om kommunernes styrelse” er Byrådet den eneste bevillingsmyndighed. Dette betyder bl.a., at udvalgene ikke må igangsætte initiativer eller aktiviteter, der vil medføre indtægter og udgifter, som ikke er bevilget i forbindelse med vedtagelsen af årsbudgettet, uden Byrådets forudgående godkendelse (jf. styrelsesloven §40, stk. 2).

I Silkeborg Kommune er bevillingsniveauet på fagområder. Det vil sige, at bevillinger i årsbudgettet gives til fx skoleområdet, dagtilbudsområdet eller ældreområdet. En bevilling svarer altså til et fagområde. I Silkeborg Kommune er der færre fagudvalg end fagområder. Derfor er et fagudvalg i nogle tilfælde ansvarlig for én bevilling (fagområde), og i andre tilfælde ansvarlig for flere bevillinger (fagområder).

For anlægsudgifter er bevillingsniveauet et enkelt anlægsprojekt. I nogle tilfælde kan der gives anlægsbevilling til en pulje, der udmøntes til ensartede projekter. Anlægsbevilling samt frigivelse af rådighedsbeløb er en forudsætning for igangsættelse af et givet anlægsprojekt. Rådighedsbeløbene kan alene frigives af Byrådet efter anmodning fra vedkommende udvalg.

Bevillingsflytninger, tillægsbevillinger og omplaceringer

Foruden Byrådets godkendelse af årsbudgettet, kan der gives politisk tilsagn om ændringer i de bevilgede budgetbeløb i løbet af året. I den forbindelse skelnes mellem bevillingsflytninger og tillægsbevillinger.

En bevillingsflytning er en ændring af en bevilling som fuldstændig modsvares af en ændring i en anden bevilling. Bevillingsflytninger har dermed ingen påvirkning på kassebeholdningens størrelse. Bevillingsflytninger godkendes af Økonomi- og Erhvervsudvalget, der er bemyndiget hertil af Byrådet. Bevillingsflytninger kan kun foretages mellem driftsbevillinger eller mellem anlægsbevillinger og dermed ikke mellem drifts- og anlægsbevillinger.

En tillægsbevilling er en ændring af en bevilling, der reguleres via kassen og hvor kassen enten tilføres midler eller finansierer en forhøjelse af en bevilling. Tillægsbevillinger (nedsættelse eller forhøjelse) til drifts-, anlægs- og finansielle bevillinger skal altid bevilliges af Byrådet.

Tillægsbevillinger kan opdeles i to typer af tillægsbevillinger:

1. Den kassefinansierede tillægsbevilling godkendes kun politisk i akutte eller kritiske situationer, hvor behovet ikke på nogen måde kan imødegås indenfor det eksisterende økonomiske ramme, eller afvente næste års budgetlægning. Kassefinansierede tillægsbevillinger omfatter bl.a. eventuel eftergivelse af merforbrug.
2. Den regelbundne tillægsbevilling anvendes, når Byrådet eller Økonomi- og Erhvervsudvalget har truffet beslutninger, der systematisk gør det nødvendigt at give en tillægsbevilling (fx årligt eller ved hver budgetopfølgning) eller når lovgivning gør det nødvendigt at give en tillægsbevilling. Når beslutninger om regelbundne tillægsbevillinger tages, er det væsentlig at være opmærksom på om beslutningen medfører et træk på likviditeten, der udfordrer balancen i kommunens økonomi. Regelbundne tillægsbevillinger kan fx forekomme i forbindelse med overførselssagen, hvor byrådet har besluttet at der skal ske nettooverførsel af mer- og mindreforbrug eller ved eventuel genberegning af demografireguleringen i starten af budgetåret. Sådanne regler medfører en tillægsbevilling. Regelbundne tillægsbevillinger anvendes også ved indarbejdelse af de økonomiske konsekvenser af statsligt vedtagne ændringer i lov- og cirkulæreprogrammer (midtvejsregulering/DUT-sager).

Det budget, der vedtages i oktober forud for budgetåret (det oprindelige budget), vedtages med det mål at sikre at kommunens økonomi er i balance jf. den økonomiske politik. En tillægsbevilling er en politisk vedtaget ændring af det budget, som blev fastlagt ved vedtagelsen af kommunens årsbudget. Tillægsbevillinger kan derfor føre til at kommunens økonomi ikke er i balance, selvom Byrådet har vedtaget et oprindeligt budget, der er i balance.

Efter Byrådets godkendelse af det oprindelige budget, har fagudvalgene og Økonomi- og Erhvervsudvalget ansvaret for de bevilgede beløb inden for de bevillinger, der hører under det respektive udvalg.

Kommunens ejendomstab varetager på vegne af Økonomi- og Erhvervsudvalget anlægsopgaven for en række af kommunens byggeprojekter. Det sker via ’Manual for byggeri’. Formålet er at sikre koordinering og udveksling af viden mellem kommende brugeres interesser og behov og byggefaglige muligheder i forhold til bygningens funktioner, teknik og økonomi mv.

For anlægsprojekter (byggeprojekter) under Manual for byggeri overgår ansvaret fra relevant fagudvalg til Økonomi- og Erhvervsudvalget, når byrådet har givet anlægsbevillingen og rådighedsbeløbet er frigivet til byggeriet. Herefter har Økonomi- og Erhvervsudvalget ansvaret for de bevilligede byggeprojekter.

Mer- og mindreforbrug på drifts- eller anlægsbevillinger

I løbet af året kan der opstå mer- eller mindreforbrug på en drifts- eller anlægsbevilling. Et mer- eller mindreforbrug betyder, at der afholdes udgifter, som der ikke er bevilling til eller at der anvendes færre midler på et område end det, der er politisk bevilget. Derfor er det nødvendigt at håndtere eventuelle mer- og mindreforbrug for at leve op til de politisk fastsatte bevillinger.

Opstår der mer- eller mindreforbrug på en driftsbevilling, som ikke kan håndteres indenfor den pågældende bevilling, er det fagudvalgets opgave at indstille omprioriteringer mellem driftsbevillinger, såfremt det pågældende fagudvalg er ansvarlig for flere bevillinger. Forslag til omprioritering behandles i fagudvalget og godkendes i Økonomi- og Erhvervsudvalget. Kun i ekstraordinære situationer ansøges Byrådet om en kassefinansieret tillægsbevilling.

Opstår der mer- eller mindreforbrug på en anlægsbevilling, der ikke kan håndteres ved at omprioritere indenfor anlægsbevillingen, afhænger konsekvensen af, hvorvidt der er tale om et merforbrug- eller et mindreforbrug. Hvis der er tale om et merforbrug, skal dette forsøges finansieret af en driftsbevilling eller en anden anlægsbevilling inden for fagudvalgets område. Såfremt merforbruget finansieres af en anden anlægsbevilling, skal bevillingen og rådighedsbeløbet fra det anlægsprojekt, merforbruget skal finansieres fra, først lægges i kassen, hvorefter beløbet kan søges bevilget af Byrådet til det anlægsprojekt, der er i ubalance.

For byggeprojekter under manual for byggeri skal merforbrug forsøges finansieret af mindreforbrug på et andet byggeprojekt under manual for byggeri. Såfremt dette ikke er muligt, kan Byrådet undtagelsesvist ansøges om en kassefinansieret tillægsbevilling. Ansøgning om kassefinansieret tillægsbevilling skal godkendes af kommunaldirektøren via egen direktør inden ansøgningen søges politisk. Hvis der er tale om mindreforbrug, lægges mindreforbruget i kassen.

For en mere detaljeret beskrivelse af kommunens bevillingsregler se Bilag 1 Bevillingsregler.

Læs Bilag 1: Silkeborg Kommunes bevillingsregler