Bilag 1: Silkeborg Kommunes bevillingsregler

Bevillingsmyndighed

Som det fremgår af ”Lov om kommunernes styrelse” er Byrådet den eneste bevillingsmyndighed. Dette betyder bl.a., at udvalgene ikke må påbegynde foranstaltninger, der vil medføre indtægter og udgifter, som ikke er bevilget i forbindelse med vedtagelsen af årsbudgettet, uden Byrådets forudgående godkendelse.

Bevillingsmæssigt skelnes mellem bevillingsflytninger og tillægsbevillinger.

En bevillingsflytning er en ændring af en bevilling som fuldstændig modsvares af en ændring i en anden bevilling. Bevillingsflytninger har dermed ingen påvirkning på kassebeholdningens størrelse.

En tillægsbevilling er en ændring af en bevilling, der reguleres via kassen og hvor kassen enten tilføres midler eller finansierer en forhøjelse af en bevilling. Det budget, der vedtages i oktober forud for budgetåret (det oprindelige budget), vedtages med det mål at sikre, at kommunens økonomi er i balance jf. den økonomiske politik. En tillægsbevilling er en politisk vedtaget ændring af det oprindelige budget. Tillægsbevillinger kan derfor føre til, at kommunens økonomi ikke er i balance, selvom Byrådet har vedtaget et oprindeligt budget, der er i balance.

Tillægsbevillinger til drifts-, anlægs- og finansielle bevillinger skal altid bevilliges af Byrådet.

Jf. den økonomiske styringsstrategi har Byrådet bemyndiget Økonomi- og Erhvervsudvalget til at godkende bevillingsflytninger, hvor budgetbeløb ønskes flyttet mellem driftsbevillinger. Det er forudsat, at fagudvalgene har behandlet omdisponeringerne forud for Økonomi- og Erhvervsudvalgets behandling. Dog vil udmøntning af centrale puljer ikke nødvendigvis skulle fagudvalgsbehandles. Bevillingsflytninger kan foretages indenfor hovedkonto 0-6 og sker i forbindelse med budgetopfølgning. Der kan ikke foretages bevillingsflytninger for anlægsbevillinger (frigivne rådighedsbeløb). Der kan dog foretages flytninger af anlægsbudgetbeløb mellem fagområder.

Foranstaltninger, der er påbudt ved lov eller lignende, kan dog iværksættes uden Byrådets forudgående bevilling, men bevilling skal da indhentes snarest muligt.

Efter Byrådets godkendelse af budgettet har fagudvalgene og Økonomi- og Erhvervsudvalget ansvaret for de bevilgede beløb inden for de bevillinger, der hører under det respektive udvalg. Flytninger af budget indenfor en bevilling kaldes omplaceringer. Fagudvalgene og driftsafdelingerne har mulighed for at omplacere budget indenfor egen bevilling. Omplaceringerne bør foretages i overensstemmelse med budgettets forudsætninger og skal ske indenfor bevillingens økonomiske rammer.

Jf. § 41 i ”Lov om kommunernes styrelse” skal takster for kommunale ydelser vedtages af Byrådet. Det drejer sig om takster for benyttelse af skolefritidsordning, sociale institutioner, herunder daginstitutioner, og forskellige serviceordninger, f.eks. madudbringning. Taksterne bliver fastsat i forbindelse med budgettets vedtagelse.

For de sociale institutioner, der er omfattet af rammeaftalen mellem de midtjyske kommuner og Region Midtjylland, fastsættes taksterne ud fra aftalens gældende retningslinjer.

Særlige bevillingsregler for anlæg og det finansielle område

For anlæg og det finansielle område gælder der særlige bevillingsregler, der på visse områder adskiller sig fra de generelle regler, der er beskrevet ovenfor og som er gældende for kommunens driftsudgifter. I dette afsnit beskrives de områder, hvor der gælder særlige bevillingsregler for anlæg.

Anlægsprojekter indgår i årsbudgettet som rådighedsbeløb, hvortil der ikke er taget bevillingsmæssigt stilling. Det vil sige, at der før et anlægsprojekt igangsættes skal ske en frigivelse af anlægsprojektets budget, der dermed bevilges. Budgettet kan alene frigives af Byrådet ved anlægsbevilling for hvert enkelt anlægsarbejde efter anmodning fra vedkommende udvalg.

Økonomistaben udarbejder forud for fagudvalgsbehandling en økonomisk erklæring, hvoraf det fremgår hvorvidt økonomistaben vurderer, at rådighedsbeløbet kan afholdes indenfor budgettets rammer eller om der kræves ændringer i finansieringen. Dermed klarlægger den økonomiske erklæring finansieringen af anlægsprojektet i forbindelse med, at der bevilges midler til projektet.

Anlægsbevillingerne gives altid som bruttobevillinger. Det vil sige, at der gives særskilt bevilling til udgifter og indtægter i forbindelse med et anlægsprojekt.

Anlægsbevillinger kan være et- eller flerårige. Er der givet en anlægsbevilling med rådighedsbeløb fordelt over flere år, betragtes rådighedsbeløbet i alle år frigivet, når budgettet for de følgende år vedtages.

Som udgangspunkt skal der gives en særskilt anlægsbevilling til hvert enkelt anlægsarbejde. Indenrigsministeriets bevillingsregler giver dog mulighed for at fravige denne hovedregel og slå flere anlægsarbejder sammen i én anlægsbevilling, såfremt det drejer sig om mindre, ensartede anlægsarbejder (fx puljer).

En eventuel ansøgning om en tillægsbevilling skal indeholde en angivelse af, hvorledes denne finansieres. Økonomistaben udarbejder i denne forbindelse en økonomisk erklæring, hvoraf finansieringen vil fremgå.

Bevillingerne til de finansielle områder gives som bruttobevillinger. Indskud i Landsbyggefonden bevilges ligesom for anlægsprojekter til et konkret projekt.

Kapitalposter

Budgettet omfatter en række poster, hvortil der ikke er knyttet en bevillingsmæssig funktion, og hvor der altså ikke skal ske en bevillingsmæssig stillingtagen fra Byrådets side.

Disse poster indgår i budgettet med henblik på opfyldelsen af den finansielle funktion, dvs. for at budgettet kan danne grundlag for Byrådets vurdering og stillingtagen til, hvorledes den samlede kommunale aktivitet skal finansieres.

Der er tale om følgende kapitalposter:

• Kurstab og kursgevinster
• Forskydninger i likvide aktiver og kortfristede tilgodehavender
• Forskydninger i aktiver og passiver herunder legater, deposita og beløb til opkrævning/udbetaling for andre
• Forskydninger i kortfristet gæld

Krav til budgettets specifikationsniveau

Drift

I Indenrigsministeriets bevillingsregler for kommuner fastsættes de nærmere regler for specifikation af posterne på årsbudgettet, som Byrådet ved budgettets vedtagelse skal tage bevillingsmæssig stilling til.

For driftsbevillingers vedkommende er der fastsat følgende mindstekrav til bevillingsniveauer:

”Byrådet skal ved årsbudgettets endelige vedtagelse som mindstekrav tage bevillingsmæssig stilling til budgettets driftsposter specificeret på udvalgsniveau.”

I Silkeborg Kommune er bevillingsniveauet på fagområder. Det vil sige, at bevillinger i årsbudgettet gives til fx skoleområdet, dagtilbudsområdet eller ældreområdet. En bevilling svarer altså til et fagområde. I Silkeborg Kommune er der færre fagudvalg end fagområder. Derfor er et fagudvalg i nogle tilfælde ansvarlig for én bevilling (et fagområde) og i andre tilfælde er ansvarlig for flere bevillinger (fagområder).

Afgrænsningen af de fagområder, der udgør bevillingsniveauet, fremgår af årets budget.

Anlæg

Budgetlægningen af anlægsudgifterne foregår ved, at der i anlægsbudgettet afsættes et budgetbeløb (rådighedsbeløb). For de budgetbeløb, der indgår i anlægsbudgettet, er der fastsat følgende mindstekrav til, på hvilket niveau budgettet skal specificeres:

”Byrådet skal ved årsbudgettets endelige vedtagelse som mindstekrav tage stilling til budgettets rådighedsbeløb vedrørende anlægsarbejder specificeret på udvalgsniveau.”

Det vil sige at der ikke vedtages nogen anlægsbevillinger i forbindelse med årsbudgettets vedtagelse. I Silkeborg Kommune fastlægges budgetbeløbene (rådighedsbeløbene) for hvert fagområde (bevillinger).

Bevillingen til anlægsprojektet gives først efterfølgende, når Byrådet godkender frigivelse af rådighedsbeløbet, der kan være fordelt over et eller flere år (jf. afsnit ovenfor om særlige bevillingsregler for anlæg og de finansielle områder).

Overførselsadgang

Byrådet har hvert år i forbindelse med overførsler af mer- eller mindreforbrug mulighed for at beslutte den konkrete bevilling af overførsler fra et budgetår til det næste. Byrådet fastsætter dog i dette dokument generelle regler, som danner grundlag for administrationens indstillinger vedrørende overførsler. Reglerne fremgår af dette afsnit samt afsnit 5 i den økonomiske styringsstrategi.

Læs mere om økonomisk decentralisering

Drift

I forhold til overførselsadgang af driftsmidler skelnes mellem midler omfattet af regler om økonomisk decentralisering og centrale midler, der ikke er omfattet af disse regler.

For centrale midler skelnes mellem mindre- og merforbrug. Mer- og mindreforbruget beregnes i forhold til det oprindelige budget. Som udgangspunkt overføres mindreforbrug. Overførsel af mindreforbrug for de centrale udgifter sker dog efter aftale med økonomichefen. Merforbrug overføres. Ved større merforbrug end 5 % kræves en afviklingsplan, der er aftalt mellem fagchefen og økonomichefen.

Enkelte centrale midler er undtaget fra princippet om overførsel af mer- og mindreforbrug (jf. beslutning på Økonomi- og erhvervsudvalgets møde den 7. februar 2022). Det drejer sig om udgifter til vintertjeneste, vederlagsfri fysioterapi og valg. Disse områder reguleres over kassen så eventuelle mer- eller mindreforbrug ved årets afslutning lægges i kassen eller finansieres af kassen.

For midler omfattet af reglerne om økonomisk decentralisering er Byrådet indstillet på ved tillægsbevillinger det følgende år at genbevilge ikke forbrugte driftsmidler indenfor rammerne af økonomisk decentralisering (jf. regler for økonomisk decentralisering og bilag 4 i økonomisk styringsstrategi). På tilsvarende måde er der adgang til at ”låne” af næste års budget.

Læs mere om økonomisk decentralisering

Læs Bilag 4: Demografimodellen i Silkeborg Kommune

Anlæg

Byrådet er indstillet på ved tillægsbevillinger det følgende år at genbevilge ikke-forbrugte rådighedsbeløb til bevilgede anlæg, når der er tale om tidsmæssige forskydninger i anlægsprojektet. På samme baggrund kan der søges adgang til at ”låne” af kommende års rådighedsbeløb. Dette sker ved sagen om overførsel af budgetbeløb i marts.

Yderligere kan der ske overførsel af ikke frigivne rådighedsbeløb mellem budgetår. Dette sker i forbindelse med budgetopfølgningen pr. 30. september i året før budgetåret.

Finansielle bevillinger

For de finansielle bevillinger er der generelt ikke mulighed for at overføre opsparede budgetbeløb fra et budgetår til et andet eller adgang til at ”låne” af næste års budget.

Dog er der mulighed for at overføre mer- eller mindreforbrug vedrørende indskud i Landsbyggefonden efter samme regler som for anlæg.

Bevillingskontrol – budgetopfølgning

En bevilling er en bemyndigelse og en forpligtelse til at afholde udgifter eller oppebære indtægter inden for de beløbsmæssige rammer og de materielle vilkår, hvorunder bevillingen er givet ifølge budget og budgetbemærkninger.

Budgetopfølgning for alle budgetområder skal gennemføres som anført i Silkeborg Kommunes økonomiske styringsstrategi.

Læs mere om budgetopfølgning og løbende økonomiopfølgning