Bilag 3: Regler for økonomisk decentralisering

For at understøtte de decentrale institutioners prioriteringsmulighed og samtidig sikre, at kommunens økonomiske styring bliver efterlevet, er der udarbejdet et sæt regler, der beskriver frihedsgrader og begrænsninger i de decentrale institutioners prioriteringsrum. Følgende afsnit vil gennemgå reglerne for økonomisk decentralisering.

Regler

Reglerne for økonomisk decentralisering er gældende for alle kommunale institutioner, der defineres som en decentral institution jf. afgrænsningen i den økonomiske styringsstrategi.

Der er udarbejdet en oversigt over hvilke institutioner (og øvrige områder), der er omfattet af reglerne for økonomisk decentralisering. Denne liste evalueres løbende af administrationen og er tilgængelig SIKO.

Se oversigt over institutioner (SIKO)

1. Overordnede bestemmelser

Grundlaget for den økonomiske decentralisering er gældende lovgivning, Indenrigsministeriets konteringsregler samt de fastsatte mål og standarder besluttet af Byrådet og øvrige bindende forskrifter, herunder det til enhver tid gældende budget og kommunens økonomiske styringsstrategi.

Institutionen må ikke gennem salg forringe institutionens aktiver uden forudgående godkendelse af fagudvalget. Der må ikke flyttes eller fjernes værdier fra institutionen. Her tænkes ikke på salg af forældede effekter af ubetydelig værdi.

2. Budget

2.1 Generelt

Institutionen tildeles årligt et nettobudget.

Lederen har i samarbejde med medarbejderne og eventuel bestyrelse fuld dispositionsret over budgettet.

Institutionslederne er ansvarlige for at overholde institutionens samlede budget. I princippet er det helt op til arbejdsstedet, hvordan arbejdet tilrettelægges. Det vigtigste er, at de opstillede mål opnås indenfor det tildelte budget.

De budgetansvarlige institutionsledere har pligt til at leve op til ansvaret som primære budgetansvarlige som beskrevet i Budgetansvar i kommunens økonomiske styringsstrategi. Forpligtelsen som budgetansvarlig indebærer bl.a., at der løbende følges op på institutionens økonomi. Hver måned skal alle budgetansvarlige institutionsledere desuden gennemføre ledelsestilsyn, der bl.a. indeholder bilagskontrol. For uddybning af forpligtelserne som budgetansvarlig se i den økonomiske styringsstrategi samt bilag 3.

Budgettet indeholder som hovedprincip alle institutionens driftsudgifter og driftsindtægter.

Læs mere om budgetansvar

2.2. Bindinger og friheder

De indtægter, der indgår i regnskabet skal have en naturlig tilknytning til områdets ordinære virke.

Ekstraordinære indtægter skal være i overensstemmelse med institutionens ordinære formål og drift.

Dispositioner, der medfører fremtidige mer-udgifter samt iværksættelse af væsentlige nye aktiviteter skal afholdes indenfor institutionens budget. Væsentlige nye aktiviteter skal endvidere godkendes i det respektive fagudvalg.

Modtages tilskud eller sponsorater skal fagudvalget orienteres.

Der er frihed til at anvende budgettet uden hensyn til, på hvilken konkret konto budgetbeløbene står. Det vil sige, at den budgetansvarlige indenfor institutionens økonomiske ramme, kan disponere og omplacere budget ud fra lokale behov og prioriteringer.

Er der en godkendt normeringsaftale eller andre lignende aftaler for institutionen, skal disse altid overholdes.

De kommunale budget- og regnskabsregler, momsregler, kommunens personalepolitik, forbrugs- og indkøbspolitik samt andre godkendte regler og politikker skal overholdes.

3. Budgetkorrektioner

Alle aktivitetsområder kan være omfattet af op- eller nedreguleringer ved den årlige budgetlægning og i forbindelse med budgetopfølgningerne i løbet af året.

Det gælder i den forbindelse, at samtlige enheder indenfor samme fagområde som udgangspunkt behandles ens, med mindre særlige forhold tilsiger andet. Forud for eventuelle justeringer informeres de respektive institutioner.

4. Overførsel af over- eller underskud

Som en del af reglerne for decentrale institutioner har byrådet vedtaget regler om overførselsadgang for decentrale institutioner. Reglerne specificerer, hvordan der overføres over- eller underskud for decentrale institutioner. Reglerne om overførselsadgang gælder for de økonomisk decentrale institutioner, med undtagelse af institutioner, der er omfattet af bl.a. rammeaftaler og finansierings-bekendtgørelse. Det fremgår af oversigten over decentrale institutioner, hvilke af institutionerne, der er omfattet af reglerne om overførselsadgang. Oversigten ajourføres af økonomistaben årligt.

Institutioner omfattet af regler for overførselsadgang får automatisk overført mindreforbrug op til 5 % og får som udgangspunkt overført merforbrug uanset merforbrugets størrelse. Mindreforbrug større end 5 % lægges i kassen. Såfremt et merforbrug overføres, er institutionen nødt til at nedsætte sit forbrug det efterfølgende år, for at kunne overholde budgettet. Merforbrug over 5 % kræver, at der udarbejdes afviklingsplaner mellem institutionslederen og afdelingschefen.

Overførslerne opgøres i forbindelse med regnskabsafslutningen. Efter udløbet af den regnskabsmæssige supplementsperiode opgøres regnskabet for institutionen.

Regnskabsafvigelsen defineres som forskellen mellem regnskab og korrigeret budget.

Som udgangspunkt udarbejder afdelingen hvert år et regnskab for den enkelte institution, hvor forbrug sammenholdes mod korrigeret budget. En samlet oversigt over samtlige institutioner med økonomisk decentralisering udarbejdes til forelæggelse i fagudvalget.

Økonomistaben udarbejder efterfølgende en samlet overførselssag, der forelægges Økonomi- og Erhvervsudvalg og Byråd med henblik på godkendelse af overførselsbeløbene til det efterfølgende regnskabsår.

Hvis der centralt er aftalt andre grænser, skal disse efterleves (eksempelvis Ramme- aftale på det specialiserede socialområde).

5. Anvendelse af opsparede midler

Institutionen kan frit disponere over opsparede midler uden hensyntagen til på hvilke af institutionens budgetposter opsparingen er sket.

I tilfælde, hvor en institution foretager dispositioner, som medfører fremtidige øgede driftsomkostninger, skal sådanne afholdes indenfor institutionens budgetramme.

6. Investeringer/besparelser

Foretager institutionen investeringer med henblik på efterfølgende besparelser, og der derved opnås en fremtidig årlig driftsbesparelse, vil besparelsen i alle tilfælde ubeskåret tilfalde institutionen.

I tilfælde hvor der foretages investeringer med sigte på fremtidige lavere driftsomkostninger på institutionen finansieret med beløb udenfor institutionens budgetramme foretages samtidigt med investeringen en korrektion af institutionens budgetramme svarende til den forventede besparelse. Korrektion foretages i dialog med den på gældende institutionsleder. Sådanne investeringer og efterfølgende besparelser skal ske i samarbejde med økonomistaben.

7. Administration og samarbejde

Den enkelte institutionsleder er primære budgetansvarlig, og tillægges samtidigt administrative forpligtelser i henhold til bl.a. kommunens økonomiske styringsstrategi. For uddybning af regler om budgetansvar, henvises til Budgetansvar i den økonomiske styringsstrategi.

Læs mere om budgetansvar

Institutionens anvendelse af budgetrammen og eventuelle alternative indtægter og opsparede midler skal ske i overensstemmelse med gældende regler vedrørende formelt nedsatte bestyrelser, råd og samarbejdsudvalg.

Ved anskaffelser og varekøb er institutionen forpligtet til at bruge leverandører, som kommunen har indgået obligatoriske indkøbsaftaler med. E-handel via kommunens indkøbssystem skal anvendes ved alle de indkøb, hvor det er muligt.

Gå til kommunens indkøbssystem (SIKO)

8. Lån, leje og leasing

Der må ikke optages lån. Leje eller leasing må kun ske i overensstemmelse med kommunens regler herfor. Reglerne er beskrevet i styringsstrategien øvrige retningslinjer.

Læs de øvrige retningslinjer