Øvrige retningslinjer
Foruden reglerne for økonomisk styring, der er beskrevet i ovenstående afsnit i styringsstrategien, findes der detaljerede retningslinjer for en række yderligere forhold i kommunens økonomistyring. Disse retningslinjer er en del af kommunens økonomiske styring og skal efterleves i organisationen. Retningslinjerne beskrives i dette afsnit. Først beskrives de retningslinjer, hvor der ikke er tilknyttet yderligere bilag. Derefter angives de retningslinjer, hvortil der er knyttet yderligere bilag samt hvilket bilag, der er tale om.
Retningslinjer uden yderligere bilag
Økonomichefen er den eneste, der kan optage lån på vegne af Silkeborg Kommune.
Der må ikke indgås leje-/leasingaftaler medmindre kommunen kan opnå en klar fordel heraf. Der må ikke indgås leje-/leasingaftaler om vedvarende benyttelse af ejendomme, lokaler m.v., hvis etablering kan sidestilles med en anlægsopgave. Kun leasing af driftsudstyr er tilladt.
Indgåelse af leje-/leasingaftaler forudsættes aftalt med afdelings-/stabschefen.
Forinden indgåelse af leasingaftaler skal der indhentes en accept heraf fra sektionslederen for Koncernøkonomi.
Ved indgåelse af leasingaftaler pålægges kommunen en økonomisk forpligtigelse i en periode fremover. For at begrænse den forpligtelse, som den enkelte enhed kan påføre sig selv og kommunen, gælder følgende retningslinjer:
- Der foretages grundig vurdering af aftalens økonomiske fordelagtighed. Leasing bør kun finde sted, hvis der kan sandsynliggøres eller dokumenteres en samlet besparelse i forhold til selv at anskaffe pågældende driftsudstyr.
- Der må ikke indgås leasingaftaler alene for at udskyde betalingerne i forhold til kontantkøb. Udnyt i stedet muligheden for overførselsadgang.
- Enhedens samlede årlige leasing-ydelse må højst udgøre 3 % af enhedens driftsramme (inklusiv leasingaftaler der er indgået før reglernes vedtagelse).
- Leasingperioden må generelt ikke overstige 4 år.
- Kopi af den indgåede aftale (leasing- kontrakten) sendes til Økonomi- og IT-staben af hensyn til korrekt registrering i kommunens regnskab.
De enkelte afdelinger/stabe har kontakten til eksterne parter, når det gælder garantier, deponering på spærret konto, pantebreve m.v., som indleveres til sikkerhed for gæld. Økonomi- og IT-staben opbevarer, med enkelte undtagelser, sikkerhedsstillelserne og sikrer, at alle sikkerhedsstillelser optages i regnskabet.
Transport af fordringer betyder overdragelse af tilgodehavendet til tredjemand. Det er den enkelte afdeling eller institution, der er ansvarlig for korrekt håndtering af betalinger, hvis der er indgået aftale om transport af fordringer.
Økonomi- og IT-staben udarbejder dokumentation til oprettelse og nedlæggelse af konti i pengeinstitutter. Hovedreglen er, at konti bliver oprettet, så den kun kan bruges af to personer i forening.
Der kan laves pengeautomatskort efter aftale med Økonomi- og IT-staben. Kortet er personligt og bruges til at indsætte kontanter i pengeinstitut.
Retningslinjer med bilag
Oprettelse af kassefunktioner samt udbetaling af et personligt forskud sker kun efter særskilt aftale med Økonomi- og IT-staben.
Læs Bilag 10: Personligt forskud, forskudskasser og mobile-pay
Kommunen kan anskaffe betalingskort til tjenstligt brug. Anskaffelsen af betalingskort (Mastercard) skal altid godkendes af nærmeste leder og af sektionslederen for Koncernøkonomi.
Økonomi- og IT-staben er ansvarlig for udarbejdelse af regnskabspraksis for indregning og måling af materielle og immaterielle anlægsaktiver. Økonomi- og IT-staben foranlediger, at anlægsaktiver optages i kommunens økonomisystem.
Alle kommunens statuskonti skal afstemmes løbende. Økonomi- og IT-staben udarbejder retningslinjer for afstemning af mellemregnings- og restancekonti.
Læs Bilag 13: Afstemning af mellemregnings- og restancekonti
I kommunens økonomisystem, foretages løbende afskrivninger af beløb, som ikke kan inddrives. Økonomi- og IT-staben er ansvarlig for at udarbejde retningslinjer for den løbende afskrivning.
Økonomi- og IT-staben udarbejder et regelsæt for opbevaring og registrering af midler, som tilhører andre. Regelsættet udarbejdes i tæt dialog med den enkelte institution/det enkelte område og tager udgangspunkt i en vurdering af væsentlighed og risiko.
Læs Bilag 15: Opbevaring, registrering og administration af værdier tilhørende andre
Økonomi- og IT-staben udarbejder et regelsæt for ansattes betaling for deltagelse i madordning.
Der gælder særlige regler for salg af småarealer, herunder salg af nedlagte vejarealer. Bilaget beskriver de nærmere retningslinjer og præciserer definitionen af småarealer og kontering heraf.
Bilaget indeholder en forretningsgang for Økonomi- og IT-stabens opgørelse af Silkeborg Kommunes låneramme. Lånerammen angiver den adgang Silkeborg Kommune har til at hjemtage lån indenfor et givent regnskabsår. Låneoptag besluttes i Byrådet.
Læs Bilag 18. Forretningsgang vedrørende opgørelse af kommunens låneramme
RPA (Robot Proces Automation) er betegnelsen for, at en række arbejdsgange ved hjælp af ”robot-software” digitaliseres og automatiseres. Grundet automatiseringen kan der opstå behov for særlige kontroller, fx hvor der sker en automatisering af pengestrømme.
Silkeborg Kommune har en kommunal webshop, hvorfra der sælges en række produkter. I bilaget beskrives retningslinjer for anvendelse af webshoppen.
I bilaget fremgår retningslinjer for bruger- og rettighedsstyring i kommunens økonomisystem.
Læs Bilag 21: Procedure for bruger- og rettighedsstyring i kommunens økonomisystem
Økonomi- og IT-Staben
Sektionsleder Driftsøkonomi Jakob Bonde Lauritsen
Tlf. 23 23 26 69
Email: JakobBonde.Lauritsen@silkeborg.dk
Sektionsleder Koncernøkonomi Søren Vestergaard
Tlf. 21 48 27 15
