Bilag 5: Budgetopfølgning og løbende økonomiopfølgning

Drift

Økonomi- og IT-staben har i samarbejde med driftsafdelingerne ansvaret for at udarbejde og forelægge budgetopfølgninger for de budgetansvarlige fagudvalg. Budgetopfølgningerne skal som minimum behandles i fagudvalgene ved de tre årlige politiske budgetopfølgninger, men kan også forelægges oftere.

De politiske budgetopfølgninger har primært fokus på at synliggøre, om og på hvilke områder, der er afvigelser mellem det politisk bevilgede budget og det forbrug, der forventes i året. Budgetopfølgningerne skal danne grundlag for en drøftelse af eventuelle behov for politisk handling.

Såfremt der, i forbindelse med fagudvalgenes behandlinger af de politiske budgetopfølgninger, er større ubalancer mellem det politisk bevilgede budget (korrigeret budget) og det forventede forbrug i året, har de budgetansvarlige i driftsafdelingerne sammen med Økonomi- og IT-staben et ansvar for, at der udarbejdes forslag til korrigerende handlinger, der kan bringe budgettet på området eller bevillingen i balance. De korrigerende handlinger skal bidrage til at skabe balance mellem budget og forbrug og kan findes inden for bevillingen eller på tværs af bevillinger.

Såfremt der ikke godkendes korrigerende handlinger, der kan bringe budgettet i balance, kan der på 3. budgetopfølgning i året i visse tilfælde indstilles en tillægsbevilling til godkendelse i Byrådet.

Økonomi- og IT-staben udarbejder på baggrund af fagudvalgenes budgetopfølgninger en samlet budgetopfølgning, der forelægges Økonomi- og Erhvervsudvalget og Byrådet. Den samlede budgetopfølgning har fokus på at belyse kommunens samlede forbrug i forhold til budgettet. Den samlede budgetopfølgning indeholder en opgørelse over kommunens samlede forventede regnskab for service- og overførselsudgifter samt afvigelser og afvigelsesforklaringer i forhold til korrigeret budget . Opgørelsen af det korrigerede budget i budgetopfølgningen indeholder fagudvalgenes ønsker til bevillingsflytninger og tillægsbevillinger.

Kommunerne er underlagt sanktioner i form af reduktioner i bloktilskuddet, hvis kommunernes regnskaber for serviceudgifterne samlet set overstiger budgetterne. Samtidig kan Silkeborg Kommune pålægges en individuel sanktion, såfremt kommunens regnskab for serviceudgifterne overstiger budgettet. Derfor indeholder den samlede budgetopfølgning også en vurdering af forbruget for serviceudgifterne i forhold til sanktionsgrænsen (i udgangspunktet det oprindelige budget).

I forbindelse med den samlede budgetopfølgning til Økonomi- og Erhvervsudvalget og Byrådet fremsendes sager med henholdsvis bevillingsflytninger og tillægsbevillinger, som fagudvalgene ønsker godkendt i forbindelse med budgetopfølgningen.

Anlæg

Den politiske budgetopfølgning vedrørende anlæg sker ved, at Ejendomme og Koncernøkonomi i samarbejde med de budgetansvarlige ledere gennemgår alle anlægsprojekter og vurderer forventet forbrug på projektet. På den baggrund udarbejder Økonomi- og IT-staben en samlet sag til byrådet med opfølgning på anlægsbudgettet.

Kommunen står i øjeblikket overfor at justere på processen for løbende styring og budgetopfølgning på anlægsprojekter. Når processen er fastlagt, vil den blive skrevet ind i den Økonomiske Styringsstrategi.

Finansielle områder

Økonomi- og IT-staben foretager opfølgning på de finansielle områder, herunder indtægter. Såfremt der sker væsentlige ændringer i forhold til budgettet, forelægges budgetopfølgningen for de finansielle områder Økonomi- og Erhvervsudvalget samt Byrådet ved den samlede budgetopfølgning.

De administrative budgetopfølgninger bidrager til at budgetansvarlige på højere niveauer end det laveste, kan føre opsyn med det eller de områder, de er budgetansvarlige for. De administrative budgetopfølgninger skal som minimum udarbejdes og forelægges lederen tre gange om året. Det er dog ofte hensigtsmæssigt med hyppigere administrative budgetopfølgninger, fx månedligt. Det konkrete behov vurderes på hvert område og kan variere over tid.

Som leder med primært budgetansvar, har man forpligtelse til at foretage en løbende opfølgning på økonomien på det område, man har ansvar på. Opfølgningen indebærer:

• Opfølgning på områdets økonomi
• Ledelsestilsyn
• Bilagskontrol

Nedenfor beskrives nærmere, hvordan ledelsestilsynet og bilagskontrol skal udføres.

Det fremgår af økonomisystemet, hvem der er primær budgetansvarlig og dermed hvem, der skal udføre den løbende økonomiopfølgning.

Økonomi- og IT-staben udsender en gang årligt en oversigt til kommunens afdelings- og stabschefer over, hvilke personer, der har det primære budgetansvar for hvilke dele af kommunens økonomi samt hvem, der fører ledelsestilsyn med det pågældende område. Afdelings- og stabscheferne har ansvaret for at kontrollere, at listen er korrekt og opdateret.

Den budgetansvarlige skal udføre ledelsestilsynet i økonomisystemet. Samtidig har den budgetansvarlige ansvaret for, at der udføres bilagskontrol. Opgaven med kontrol af bilag kan i helt særlige situationer delegeres til en medarbejder. Budgetansvaret kan ikke delegeres til en medarbejder. Medarbejderen skal dokumentere overfor den primære budgetansvarlige, at bilagskontrollen er udført.

Økonomi- og IT-staben er ansvarlig for, at alle konti i kommunens regnskab er tilknyttet en leder med budgetansvar.

Ledelsestilsyn

Ledelsestilsynet sker som en del af budgetansvaret på det laveste niveau og udføres i økonomisystemet. Ledelsestilsynet skal udføres og anvises hver måned, dog undtaget juli og januar måned pga. henholdsvis sommerferie og færdiggørelse af regnskabsår. Der bliver sendt en påmindelse via mail til alle primære budgetansvarlige hver d. 6. i måneden. Ledelsestilsynet skal udføres senest d. 19. i måneden. De, som ikke har udført ledelsestilsynet, modtager en påmindelse d. 20. i måneden. Hvis ledelsestilsynet ikke udføres umiddelbart herefter, giver Økonomi- og IT-staben den overordnede budgetansvarlige i den pågældende afdeling eller stab besked herom.

Ledelsestilsynet udføres i økonomisystemet og sikrer bl.a. kontrol med kommunens udbetalinger. Dog bliver alle udbetalinger fra økonomisystemet, der er over en på forhånd bestemt størrelse, kontrolleret og godkendt af Økonomi- og IT-staben inden udbetaling. Ledelsestilsynet kan ikke udføres af den samme person, som har konteret bilagene.

Ledelsestilsynet bliver, i forbindelse med anvisningen, systemlogget sammen med de økonomiske data og de supplerende analyser og bemærkninger, der ligger til grund for det pågældende ledelsestilsyn. Systemloggen samt data gemmes automatisk i økonomisystemet sammen med de dokumenter, der er gemt sammen med anvisningsrapporten, jf. de gældende regler for kassation.

Ledelsestilsynet sker først efter kontering samt eventuel udbetaling af bilag. Derfor er ledelsestilsynet en integreret del af godkendelsen (anvisningen) af alle bilag. Den primære budgetsvarlige er forpligtet til at kontrollere:

• Forbrugsprocenter
• Lønposteringer
• Ukendte posteringer og posteringer, som beløbsmæssigt er store ift. området
• Atypiske forhold, eks. bemærkelsesværdige eller manglende tekst, bemærkelsesværdigt beløb ift. leverandør, atypisk forbrugsmønster eller atypiske leverandører
• Udbetalinger, som er foretaget manuelt
• At varen/ydelsen er indkøbt til og forefindes på institutionen/afdelingen
• At indkøbet er foretaget via de gældende indkøbsaftaler

Ledelsestilsynet udgør kun en del af den budgetansvarliges opgave og skal suppleres med løbende opfølgning på økonomien og eventuelle andre analyser eller indhentning af information, der forholder sig til forbrugets størrelse, samt bemærkninger til økonomien. Den budgetansvarlige er selv ansvarlig for at tage højde for endnu ikke bogførte fakturaer.

Hvis der, i forbindelse med udførelse af ledelsestilsynet, findes budgetafvigelser af væsentlig karakter eller tegn på besvigelser, har den budgetansvarlige pligt til at informere sin nærmeste leder og foretage nødvendige handlinger. Orienteringen bør ske skriftligt, såfremt der er tale om væsentlige forhold.

Bilagskontrol

Bilagskontrol er en elektronisk påtegning, der systemlogges i økonomisystemet. Bilagskontrollen indikerer, at bilaget er kontrolleret, dvs. gennemset og undersøgt. Kontrollen kan finde sted i forbindelse med ledelsestilsyn, men kan også finde sted i andre situationer.

Principperne for bilagskontrol er:

• Varetages som udgangspunkt af den primære budgetansvarlige
• Udføres med søgninger defineret af den enkelte budgetansvarlige ud fra den pågældendes kendskab til eget område
• Udføres via stikprøver
• Udføres i forbindelse med punkterne i Styringskulturen i strategien
  Læs mere om styringskultur
  
• Der kan tilknyttes bemærkninger i forbindelse med kontrollen, dog ikke på lønposteringer, som ikke må tilknyttes bemærkninger i økonomisystemet (da alle lønposteringer i givet fald får den samme tilknyttede bemærkning)
• Bilagskontroller og eventuelt tilknyttede bemærkninger kan fremfindes i økonomisystemet.