Bilag 7: Kontering og bilagshåndtering

Definitionen af kontering er: Bogføring af indkomne elektroniske fakturaer, udarbejdelse og bogføring af manuelt oprettede udbetalings- og indbetalingsbilag, bogføring mellem to interne konti, udarbejdelse og bogføring af fakturaer fra kommunen til borgere, leverandører og andre kommuner, mv.

Alle kommunens økonomiske dispositioner, indtægter og udgifter, skal konteres af en person (konteringsberettiget, som har indsigt i det pågældende område).

Den budgetansvarlige, som har ansvar for at udføre ledelsestilsyn, udpeger én eller flere ansatte til at kontere. Den budgetansvarlige skal sikre sig, at den konteringsberettigede kender reglerne for kontering.

Kontering skal sikre, at grundlaget for bogføring og udbetaling er i orden, herunder:

• At varen eller ydelsen er modtaget (se undtagelse i pkt. 2.1., hvis godkendelse og kontering er delt mellem to personer)
• At mængde, kvalitet og pris er kontrolleret og svarer til det aftalte (se undtagelse i pkt. 2.1., hvis godkendelse og kontering er delt mellem to personer)
• At der benyttes en korrekt kontostreng og at kravene til artskontering er fulgt
• At bilaget er sandsynlighedskontrolleret
• At eventuelle a conto regninger er fratrukket i slutopgørelsen

Konteringsberettigede kan ikke kontere udbetalinger til sig selv. En sådan udbetaling skal godkendes af en overordnet, og konteres af en anden konteringsberettiget indenfor området.

Udbetalinger til en budgetansvarlig, skal altid godkendes af en overordnet, undtagelsesvis af en sideordnet. Særligt for udbetalinger til afdelings- og stabschefer gælder, at disse kan godkendes af en centralplaceret leder i samme afdeling.

Den budgetansvarlige skal sørge for, at konteringsrettigheden bliver slettet, såfremt den konteringsberettigede ophører sin ansættelse ved kommunen eller flytter til nyt arbejdssted internt i kommunen. Dette sker ved henvendelse til Økonomistaben.

Økonomisystemet opererer med ”attestation” og ”anvisning”. Kommunens opsætning i økonomisystemet er, at attestation og anvisning sker

• samlet i forbindelse med en samlet godkendelse og kontering (bogføring) eller
• ved godkendelse og derefter kontering (bogføring) eller
• eller blot via kontering (bogføring)

2.1 Kreditorfakturaer i økonomisystemet

Hovedparten af alle elektroniske fakturaer modtages og behandles i økonomisystemets kreditormodul.

Fakturaerne godkendes i nogle tilfælde af den person, der har bestilt varen, og konteres (bogføres) efterfølgende af en konteringsberettiget. I dette tilfælde er det godkender, der i forbindelse med godkendelsen inden bogføring har ansvaret for at kontrollere at varen eller ydelsen er modtaget og at mængde, kvalitet og pris er kontrolleret og svarer til det aftalte.

I andre tilfælde bliver de elektroniske fakturaer både godkendt og konteret (bogført) af den konteringsberettigede i én arbejdsgang. Her påligger ovennævnte ansvar den konteringsberettigede. Efter kontering er fakturaen bogført og klar til udbetaling.

Det er til enhver tid modtagerne af de elektroniske fakturaer, der har ansvaret for at fakturaerne betales inden forfaldsdato. Silkeborg Kommune har stort fokus på, at kommunen betaler sine leverandører til tiden. Derfor pålægger der kommunens ansatte et ansvar for at tilrettelægge arbejdsgange og procedurer, der sikrer, at fakturaerne kan håndteres inden for fristerne. Hvis den oplyste forfaldsdato på en faktura ikke harmonerer med betalingsfristerne i kommunens indkøbsaftaler, er det også modtagerens ansvar at rette kontakt til leverandøren med henblik på, at der rettes op herpå fremadrettet.

2.2 Manuelle bilag

Udbetalinger, indbetalinger og rettelser/omkonteringer dannes i økonomisystemet af de konteringsberettigede. Er det en udbetaling så sendes bilaget efter kontering i et workflow der efterfølgende foretager konteringen. Omkonteringer bogføres direkte efter kontering. Når der er betalinger imellem to forskellige driftsenheder med forskellige konteringspersoner, opretter den første konteringsperson en intern betalingskladde med egen konteringslinje påført og videresender kladden til den anden konteringsperson, der færdiggør bilaget med sin egen konteringslinje. Derefter sker bogføringen via et workflow på samme måde som ved udbetalinger. Manuelle udbetalinger skal altid understøttes af fyldestgørende dokumentation, som skal vedhæftes den manuelle bogføring direkte i Økonomisystemet i elektronisk form. Dette sikrer en mere effektiv bilagskontrol, arkivering og kassation. Undtagelsesvis kan der dispenseres for dokumentationskravet (fx hvor der foreligger anden elektronisk dokumentation). Dette kræver forudgående godkendelse i Økonomi- og IT-staben.

2.3 Fakturaer, som behandles i andre fagsystemer

Vi modtager fakturaer, som skal behandles i separate fagsystemer, men som bogføres og udbetales fra Økonomisystemet. Her modtager vi fakturaerne i Økonomisystemet og sender en kopi til fagsystemet. Sagsbehandlere konterer og godkender i forbindelse med den udførte sagsbehandling og de kontroller, der udføres i tilknytning hertil. Økonomisystemet modtager konteringen fra fagsystemet til den enkelte faktura og bogføring/udbetaling sker herefter via Økonomisystemet. Eksempler er biblioteksfakturaer via indkøbssystem Cicero, fakturaer vedrørende helbredstillæg via fagsystem EG Helbred, fakturaer til kommunens Entreprenørgård via økonomi- og ressourcestyringssystem Navision.

2.4 Fakturaer, fra kommunens Entreprenørgård, som modtages med kontonummer

Vi modtager fakturaer fra kommunens Entreprenørgård til vores Ejendomsstab, som vedrører arbejde, der udføres regelmæssigt af Entreprenørgården for kommunen. Fakturaerne modtages i Økonomisystemet og er allerede udfyldt med de kontonumre, som Ejendomsstaben, via en konteringsberettiget, har angivet overfor Entreprenørgården, og fakturaerne bogføres herefter automatisk i Økonomisystemet. Denne funktion har ikke været tilgængelig i P365, men er med i SP1. Har derfor ikke været benyttet. Det kører nu typisk via en RPA-løsning.

2.5 Fakturaer som betales via Betalings Service (BS+)

Fakturaer kan betales via Betalingsservice (BS+). Dette benyttes aktuelt dog kun i et ganske begrænset omfang, da det overvejende er blevet erstattet af RPA-bogføringer.

Læs Bilag 19: RPA (Robot Proces Automation)

Tidligere blev hovedparten af forbrugsudgifter, fra forskellige leverandører, vedrørende kommunens ejendomme, bogført og betalt via BS+, hvor betalingen skete gennem Nets Betalings Service. I denne arbejdsgang er kontonumre og posteringstekst i forvejen indberettet af Ejendomsstaben i Økonomisystemet i modulet BS+, af en konteringsberettiget. Når betalingen sker, kædes betaling og kontering sammen via BS-aftalenummeret og bogføringen sker. Begge dele sker automatisk. Ejendomme har gennemført kontrol af korrekt betaling stikprøvevis via ledelsestilsyn. Derudover udføres kvartalsvis budgetopfølgning på ejendomsniveau samt via indlæsning af forbrugstal. BS+ løsningen er dog som nævnt under udfasning og erstattes af RPA-bogføringer. Vi benytter ikke BS+ i Prisme 365. Der anvendes RPA-løsninger.

2.6 Fakturaer fra kommunen til borgere, leverandører, mv.

Konteringsberettigede danner manuelt i Økonomisystemet fakturaer til debitorer på tilgodehavender til kommunen. Når disse fakturaer færdiggøres, bliver de konteret, og faktura sendes ud. Hovedparten af fakturaer dannes i fagsystemer og overføres til Økonomisystemet, hvor de bogføres og sendes via Økonomisystemet. Sagsbehandlere konterer og godkender i fagsystemet i forbindelse med den udførte sagsbehandling og de kontroller, der udføres i tilknytning hertil.

Disse udgifter/indtægter (f.eks. løn, overførselsindkomster, huslejebetaling, mv.) konteres og godkendes i forbindelse med den udførte sagsbehandling og de kontroller, der udføres i tilknytning hertil.

4.1. Bestilling af varer og tjenesteydelser

Den enkelte afdeling/institution skal ved bestilling af varer og tjenesteydelser sørge for at oplyse følgende til leverandøren:

• •EAN-nummer på den afdeling/institution, der skal modtage fakturaen
• Navn på den medarbejder, der har afgivet ordren
• Eventuelt rekvisitionsnummer
• Leveringsadresse, hvis varen bliver leveret

Desuden skal man ved bestilling sikre sig, at fakturaen bliver fremsendt elektronisk.

4.2 Bogføring

Fakturaer modtages decentralt i den enkelte afdeling/institution, jf. ovenstående.

Bogføring finder som hovedregel sted i den afdeling/institution, der har truffet dispositionen (bestilt varen/tjenesteydelsen).

Bogføringer skal ske løbende og uden unødig forsinkelse, dels af hensyn til mulighederne for effektivt at følge op på forbruget og dels af hensyn til, at betalingsfrister bliver overholdt.

Det såkaldte ”transaktionsprincip” foreskriver helt generelt, at regnskabsføring (særlig opmærksomhed i supplementsperioden) skal ske i regnskabet for det år, hvori transaktionen finder sted. Dette gælder alle former for transaktioner, herunder også ”personlige udlæg”, der derfor alene kan refunderes i regnskabsåret, hvor det er foretaget. Udlæg fra december måned kan refunderes i supplementsperioden frem til 15. januar.

Bilag påtegnes elektronisk i kommunens økonomisystem af den konteringsberettigede, hvorefter bogføring/udbetaling effektueres.

Bilag arkiveres og opbevares elektronisk i kommunens økonomisystem i minimum det tidsrum kassationsreglerne foreskriver.

Den konteringsberettigede er ansvarlig for, at anden relevant dokumentation for udbetalinger/bogføringer arkiveres jf. kassationsreglerne.

Økonomistaben kontrollerer med mellemrum, at fakturaer betales til tiden. De relevante afdelinger/stabe orienteres herom.

Den enkelte afdeling/institution er selv ansvarlig for korrekt håndtering af betalinger, hvor der er indgået aftale om transport af fordringer. Det vil sige overdragelse af tilgodehavendet til 3. mand, til hvem betalingen skal ske for at have frigørende virkning.

Økonomi- og IT-staben er ansvarlig for reglernes overholdelse og for ajourføring af dette bilag.